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EMAIL_SERVICE_SETUP.md

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EMAIL_SERVICE_SETUP.md

File metadata and controls

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Email Service - Agent Response

Configuration

1. Configurez vos variables d'environnement

Créez un fichier .env dans le dossier backend/:

SMTP_SERVER=smtp.gmail.com
SMTP_PORT=587
SENDER_EMAIL=your-email@gmail.com
SENDER_PASSWORD=your-app-password

2. Configuration pour différents fournisseurs

Gmail

SMTP_SERVER=smtp.gmail.com
SMTP_PORT=587
SENDER_EMAIL=votre-email@gmail.com
SENDER_PASSWORD=votre-app-password

Important: Vous devez générer un "App Password" au lieu d'utiliser votre mot de passe principal:

  1. Allez à: https://myaccount.google.com/apppasswords
  2. Sélectionnez "Mail" et "Windows Computer"
  3. Copiez le mot de passe généré
  4. Utilisez-le dans SENDER_PASSWORD

Outlook/Microsoft 365

SMTP_SERVER=smtp-mail.outlook.com
SMTP_PORT=587
SENDER_EMAIL=votre-email@outlook.com
SENDER_PASSWORD=votre-mot-de-passe

SMTP Custom Server

SMTP_SERVER=mail.example.com
SMTP_PORT=587
SENDER_EMAIL=noreply@example.com
SENDER_PASSWORD=votre-mot-de-passe

Utilisation

Envoyer une réponse d'agent (avec email)

POST /tickets/{ticket_id}/agent-response
Authorization: Bearer <token>
Content-Type: application/json

{
  "subject": "Réponse à votre ticket REF-2025-000123",
  "body": "Bonjour,\n\nNous avons résolu votre problème. Veuillez vérifier votre compte.\n\nCordialement,\nL'équipe support"
}

Response:

{
  "ticket": {
    "id": 1,
    "reference_id": "REF-2025-000123",
    "title": "Problème de connexion",
    "status": "en cours",
    "agent_response": "...",
    "agent_response_sent_at": "2025-01-15T10:30:00Z"
  },
  "email_sent": true,
  "email_status": {
    "success": true,
    "message": "Email sent successfully to client@example.com",
    "error": null
  }
}

Flux d'Envoi d'Email

┌─────────────────┐
│  Agent soumet   │
│    réponse      │
└────────┬────────┘
         │
         ▼
┌─────────────────┐
│  Données sauvegardées
│  dans la BD     │
└────────┬────────┘
         │
         ▼
┌─────────────────┐
│  EmailService   │
│  connecte à     │
│  serveur SMTP   │
└────────┬────────┘
         │
         ▼
┌─────────────────┐
│  Email envoyé   │
│  au client      │
└─────────────────┘

Gestion des Erreurs

Si l'email ne s'envoie pas, le ticket est quand même sauvegardé avec la réponse. La réponse inclura le statut d'envoi:

{
  "email_sent": false,
  "email_status": {
    "success": false,
    "message": null,
    "error": "SMTP Authentication failed. Check email and password."
  }
}

Troubleshooting

"SMTP Authentication failed"

  • Vérifiez votre email et mot de passe
  • Pour Gmail: utilisez un App Password, pas votre mot de passe principal
  • Activez l'accès aux applications moins sécurisées (si nécessaire)

"Connection timed out"

  • Vérifiez le serveur SMTP et le port
  • Vérifiez votre connexion internet
  • Vérifiez que le port n'est pas bloqué par votre firewall

Email not received

  • Vérifiez le spam/dossier indésirable
  • Vérifiez l'adresse email du client
  • Vérifiez que le serveur SMTP accepte les emails sortants

Sécurité

⚠️ Ne commitez jamais votre .env avec les vrais identifiants!

  1. Ajoutez .env à .gitignore
  2. Utilisez .env.example comme template
  3. Chaque développeur doit créer son propre .env local

Templates Personnalisés

Vous pouvez personnaliser le template d'email dans app/services/email_service.py:

def send_agent_response_email(self, ...):
    formatted_body = f"""
Bonjour {client_name},

Concernant votre ticket {ticket_reference}:

{body}

---
Cordialement,
Support Technique
"""

Modifiez le format selon vos besoins! 📧